用戶在使用IC卡刷卡打印進行中。。。。

  辦公設備每月的運行成本是多少？運行成本削減30％，可能嗎？防止企業(yè)機密情報外泄，您有對策了嗎？高效的工作效率，怎樣才能實現(xiàn)呢？

  你可能不只一遍探究過以上問題的答案。在提倡削減經(jīng)費的今時今日，您一定想要從根本上削減復合機、打印機等OA設備的運行成本。從紙張的使用開始到電話費和電費的消耗，杜絕浪費。您一定曾經(jīng)為由辦公設備的輸入輸出引起的紙張信息外泄而擔憂不已，并且為維持高效的輸出環(huán)境，提升工作效率而不斷努力。

  從現(xiàn)狀來看，能夠很好的把握每月辦公設備的運行成本的公司不是很多，為此灝逸辦公設備提供的“評估調查”*辦公解決方案就能幫您——以現(xiàn)狀調查分析為基礎，對辦公設備的輸出量、總體使用成本進行可視化分析的基礎上，優(yōu)化辦公設備配置，降低辦公管理成本，提高辦公安全性。某電子工廠在導入了灝逸辦公設備租賃的產品及其辦公解決方案后，完成了對設備的評估調查，將使用情況和成本可視化，通過設備管理軟件的運用，將處理機器故障所發(fā)生的工作量減少到1/3，并使用IC卡認證提高了辦公的安全性，帶動了整體效率的提升。

在該用戶的行業(yè)內以其經(jīng)營規(guī)模和業(yè)績始終位于行業(yè)領先地位，在業(yè)務上涵蓋了整個亞太地區(qū)。2016年8月，研發(fā)中心正式成立，約有300名員工陸續(xù)搬入研發(fā)中心全新的辦公大樓進行辦公。在當時，該研發(fā)中心由于集合了多個分支的資產，所以使用了大約有30臺的辦公設備。辦公設備由采購部、行政部和IT部門共同承擔管理責任。該公司的IT基礎設施負責人李明先生回憶起當時的情形，說道“盡是些打印機和傳真機這樣功能單一的辦公設備。而且，不同廠家的設備混在一起，購買后使用的年數(shù)也是五花八門的。”

在那種混合使用的環(huán)境中，往往會有辦公設備運行和管理上的各種難題。“故障或更換耗材的頻率非常的高。IT部光是應對公司內各部門頻繁提出的修理要求就耗費了大量的人力。再加上辦公設備的運行成本很難掌握，這都是很棘手的問題。”

公司為了解決這些課題，向幾家辦公設備供應商征求建議。經(jīng)過多方的討論比較，最終選擇了的灝逸辦公設備的解決方案。

選中灝逸辦公設備的重要理由就是因為灝逸所提供的評估調查服務。此調查就是根據(jù)現(xiàn)有辦公環(huán)境中辦公設備的放置情況、過去1年辦公耗材成本與現(xiàn)有設備的輸出張數(shù)， 通過對管理者及使用者進行問卷調查等手段，對設備使用情況和成本等現(xiàn)狀進行了調查和分析。

“以前，公司內辦公設備的數(shù)量實在太多了，在公司里有什么設備，使用中的狀況到底是怎樣的，運行成本是多少等問題，從整體上把握是很困難的。多虧了灝逸辦公設備評估調查服務，使我們能夠很明確的掌握了這些信息。” 該公司的李先生這樣說道。

通過評估，就使得本來隱藏的問題顯現(xiàn)出來了。比如，單一功能的不同品牌的辦公設備多臺使用；還存在耗材由使用設備的部門自行購買等情況，無法對現(xiàn)有的辦公設備進行統(tǒng)一的管理，其次，與辦公設備的數(shù)量相比，管理這些設備的工作人員實在太少了等課題。

此外，通過對辦公設備使用現(xiàn)狀的調查和分析，找到了解決這些問題的具體辦法。李先生舉了其中的一例: “要削減運行成本，首先要能不斷地掌握打印和復印的使用情況，在根本上將這些統(tǒng)計結果可視化，然后，讓員工們看到這些統(tǒng)計結果，讓他們增強削減辦公成本意識是非常有必要的。灝逸辦公設備提供的方案就是以這些問題的調查和分析結果為基礎，通過使用裝載IC卡認證選購件的復合機、軟件及服務，對工作效率、成本、安全性等多個方面進行合理配置的解決方案。“改善后的效果用數(shù)字來體現(xiàn)是非常有幫助的。” 李先生這樣強調。他在綜合了性價比等方面，最后決定采用這個方案。

導入解決方案的時候，并不是一次性將所有設備進行更換，而是分階段實施。首先嘗試更換使用的設備是柯尼卡美能達的2臺彩色多功能復合機bizhub C360和2臺黑白復合機bizhub 363。這4臺設備取代了原有的10臺辦公設備的所有功能。同時還導入了統(tǒng)計管理軟件和設備管理軟件實現(xiàn)了對辦公設備的統(tǒng)一管理。

導入后，得到了多種成效。設備發(fā)生故障和卡紙的情況不但明顯減少了,設備管理效率也提高了。導入前，每次設備發(fā)生故障，都必須到設備放置處，確認該設備的問題。導入后如果設備再發(fā)生問題，利用網(wǎng)絡監(jiān)視的監(jiān)測，管理者就能通過電子郵件和手機自動收到相應的問題報告。

“能夠馬上掌握到發(fā)生問題的設備所處的場所及問題種類等信息，就可以準確迅速地處理問題。而且，在復合機使用量較大的財務中心，處理故障的時間減少到1/3，這樣的話設備管理工作量也減少了”。

此外，還配合導入了現(xiàn)有公司IC卡的認證打印。其結果在提高辦公安全性方面取得了很大的成效。通過各個用戶復印、打印量的統(tǒng)計使辦公成本的管理更加簡單，運用高速彩色掃描功能提高工作效率。 至于在灝逸辦公設備的售后服務方面， 李先生評價道“服務人員的應對很迅速，非常放心。”

由于這次嘗試性地導入灝逸辦公設備的辦公解決方案，在大幅度削減了設備使用成本的基礎上，設備管理工作量的減少而導致企業(yè)在人員開支的大幅度減少，使得企業(yè)的總體辦公設備運行成本得到縮減。負責人預想，如果條件許可，希望在整個研發(fā)中心推廣此辦公解決方案。